Zásady spracovania osobných údajov

ISIT Slovakia, s.r.o., IČO: 44783990, Klincová 37, 821 08 Bratislava, ako prevádzkovateľ informačného systému zverejňuje za účelom dodržiavania spravodlivosti a transparentnosti voči dotknutým osobám toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov pod názvom.
 
ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
v zmysle článku 13 a príslušných recitálov Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) a zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“).
Účelmi spracúvania osobných údajov sú dôvody, pre ktoré sa spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb (zamestnancov, klientov, žiadateľov, sťažovateľov, a podobne) v našich informačných systémoch na presne určených právnych základoch. Účely sú konkrétne určené, výslovne uvedené a oprávnené, pričom pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb dodržiavame zásadu zákonnosti podľa článku 6 a 9 Nariadenia (jednotlivé účely a právne základy sú uvedené v prílohe týchto Zásad ochrany osobných údajov).
 
1. KTO JE PREVÁDZKOVATEĽOM VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV?
Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť ISIT Slovakia, s.r.o., so sídlom Klincová 37, 821 08 Bratislava, IČO: 44 783 990, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č. 58669/B. Prevádzkovateľ má pobočku na adrese Kubranská 82, 911 01 Trenčín – Kubrá. Všetky otázky alebo žiadosti týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov v spoločnosti ISIT Slovakia, s.r.o. môžete zasielať na e-mailovú adresu isit@centrum.sk alebo poštou na adresu Klincová 37, 821 08 Bratislava.
 
2. ČO JE TO SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV A AKÉ POJMY SÚ SO SPRACÚVANÍM SPOJENÉ?
Úvodom by sme Vás radi oboznámili so základnými pojmami, ktoré sú uvedené v tomto dokumente a ktoré Vám pomôžu lepšie tomuto dokumentu porozumieť. Ide o pojmy, ktoré sú definované v príslušných právnych predpisoch, pričom sa ich snažíme pre Vás „preložiť” do prístupnejšej a zrozumiteľnejšej podoby:

  • osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, telefónne číslo, emailová adresa, IP adresa a pod.,
  • dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú,
  • spracúvanie osobných údajov – činnosť, ktorú prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ vykonáva s osobnými údajmi,
  • prevádzkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov; spracúvaním môže prevádzkovateľ poveriť sprostredkovateľa,
  • sprostredkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje pre sprostredkovateľa v jeho mene,
  • účel – dôvod, prečo prevádzkovateľ spracúva osobné údaje,
  • osobitné kategórie osobných údajov – citlivý osobný údaj, ktorý má špecifický charakter, ako napr. údaje o zdravotnom stave alebo biometrický údaj umožňujúci identifikáciu osoby,
  • oprávnený záujem – záujem prevádzkovateľa alebo aj iného subjektu, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby, napríklad keď je dotknutá osoba klientom prevádzkovateľa,
  • profilovanie – akékoľvek automatické spracúvanie osobných údajov, ktoré je používané s cieľom vyhodnotiť konkrétne osobné podmienky, napríklad potreba krytia individuálnych rizík,
  • cookies – sú malé dátové súbory, ktoré sa ukladajú do špeciálnej schránky prehliadača v počítači užívateľa a sú nevyhnutné pre niektoré funkcie webových stránok ako je napríklad prihlasovanie a často sa využívajú aj na sledovanie správania používateľov na webe, ich využívanie je možné zakázať vo väčšine internetových prehliadačov,

 
3. AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME?
Spracúvame iba také osobné údaje, aby sme mohli zabezpečiť riadny chod spoločnosti s cieľom poskytovať kvalitné služby zákazníkom, vytvoriť prijateľné pracovné prostredie pre zamestnancov, aby sme dodržali naše zákonné povinnosti, a tiež aby sme chránili naše oprávnené záujmy.
Zhromažďujeme osobné údaje o našich zamestnancoch, o uchádzačoch o zamestnanie, ktorí nám dali súhlas na spracovanie ich osobných údajov, o našich externých spolupracovníkoch a pod.
Spracúvame najmä údaje sumarizované v nasledujúcich kategóriách:

  • Údaje zamestnancov

Základné identifikačné údaje zamestnanca sú súčasťou každej pracovnej zmluvy, ktorú s nami zamestnanec uzatvára. Patrí medzi ne napríklad meno a priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa bydliska, číslo preukazu totožnosti (občiansky preukaz vrátane fotografie), štátna príslušnosť, národnosť, podpis, rodinný stav, údaje súvisiace s výkonom práce, údaje o pracovnej praxi, získaných certifikátoch a absolvovaných školeniach a pod. Legislatíva vyžaduje v určitých agendách spracovávať aj údaje o rodinných príslušníkoch zamestnanca – o manželovi alebo manželke zamestnanca, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa.

  • Údaje uchádzačov o zamestnanie

Spracovávame aj identifikačné, kontaktné a pre posúdenie vhodnosti uchádzača relevantné údaje ako napríklad meno a priezvisko, dátum narodenia, adresa bydliska, číslo preukazu totožnosti, štátna príslušnosť, národnosť, podpis a údaje o pracovnej praxi, o participácii na projektoch, o odborných znalostiach a získaných certifikátoch. Podrobný rozsah poskytnutých údajov určuje sám uchádzač v svojom CV.

  • Údaje externých spolupracovníkov

O externých spolupracovníkoch spracúvame len základné údaje, ako je napríklad meno, priezvisko, emailová adresa, telefónny kontakt, podpis, kmeňový zamestnávateľ.

  • Obrazový záznam zamestnancov a návštevníkov priestorov spoločnosti

Ide o záznam z kamerového systému z vybraných a adekvátne označených priestoroch spoločnosti.

  • Informácie o využívaní IT prostriedkov spoločnosti zamestnancami

Medzi tieto informácie patria predovšetkým informácie z log súborov, najmä údaje o účte pracovníka v doméne, o pridelenej IP adrese, dátum a čas prihlasovania príp. iných činností na IT prostriedku, o využívaní emailov alebo internetu a pod.

  • Údaje zamestnancov dodávateľov alebo odberateľov a prijímateľov a odosielateľov pošty

Spracovávame údaje zamestnancov dodávateľov, ktoré sú uvedené na účtovných dokladoch ako je meno a priezvisko, príp. kontakt na zamestnanca dodávateľa, ktorý vystavil faktúru, údaje o prijímateľoch a odosielateľoch pošty.
 
4. PREČO SPRACÚVAME VAŠE ÚDAJE A NA AKÉ ÚČELY?
Pre lepšie pochopenie, na aké účely Vaše osobné údaje používame, sme ich spracúvanie rozdelili na dve časti:
A) Spracúvanie bez potreby Vášho súhlasu

  • Spracúvanie na základe plnenia právnej povinnosti

Spoločnosť ISIT Slovakia, s.r.o. spracúva osobné údaje zamestnancov pre účely plnenia povinností zamestnávateľa vyplývajúcich z pracovného pomeru, a v rozsahu, ktorý vyžadujú príslušné zákony (napr. zákonník práce, zákon o zdravotnom poistení, zákon o sociálnom poistení, zákon o dani z príjmov a ďalšie).
Ďalšou skupinou spracovávaných osobných údajov sú údaje, ktoré spracovávame v menšom rozsahu a ktorých spracovanie vyžaduje legislatíva (ide napr. údaje zamestnancov dodávateľov uvedené na faktúrach, údaje odosielateľov a prijímateľov pošty, a pod.). Tieto údaje sú uchovávané v účtovnej agende a v registratúrnom denníku.

  • Spracúvanie na základe oprávneného záujmu

Mimo zákonom vyžadovaných údajov spracúvame aj niektoré údaje, ktoré poskytne buď sama osoba, alebo údaje, ktoré sú získané automatizovane pri používaní prostriedkov výpočtovej techniky (napr. IP adresa, dátum a čas prihlásenia a odhlásenia, zoznam kontaktov v adresári elektronickej pošty a pod.), a ktoré spracúvame z dôvodu oprávneného záujmu pre ISIT Slovakia, s.r.o.
B) Spracúvanie na základe súhlasu dotknutej osoby

  • Spracovanie na účel evidencie uchádzačov o zamestnanie

Spracúvame osobné údaje vhodných uchádzačov o zamestnanie počas procesu výberu. V takom prípade sú spracovávané osobné údaje v rozsahu, v ktorom boli poskytnuté uchádzačom v CV. Pre tento účel je poskytnutie osobných údajov dotknutej osoby dobrovoľné, je však potrebné pre výber kandidáta a následnú prípravu pracovnej zmluvy. Udelený súhlas trvá do uplynutia 6 mesiacov po ukončení výberového konania na danú pozíciu alebo do doby, než súhlas odvoláte.

  • Spracovanie na účel umožnenia účasti spoločnosti na verejných súťažiach

Pri verejných súťažiach je často vyžadované poskytnutie informácií o odbornosti zamestnancov – garantov pre súťažený projekt či službu. Pre tento účel spracúvame a poskytujeme údaje o predchádzajúcej pracovnej praxi zamestnanca, o jeho odborných vedomostiach a certifikátoch. Rozsah poskytnutých údajov určuje sám zamestnanec pri príprave podkladov (podobne ako je to v prípade údajov v CV). Získané certifikáty sú so súhlasom dotknutých osôb vystavené aj v zasadacích priestoroch spoločnosti.

  • Spracovanie na účel efektívnejšej komunikácie medzi zamestnancami

Fotografia zamestnanca použitá v systéme elektronickej pošty a na intranete za účelom lepšej komunikácie medzi zamestnancami.
Súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý ste nám poskytli, môžete kedykoľvek odvolať, a to buď telefonicky, e-mailom na adresu isit@centrum.sk alebo písomne na korešpondenčnej adrese ISIT Slovakia, s.r.o.
 
5. AKÉ MÁME OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PRE SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV?
Medzi oprávnené záujmy spoločnosti ISIT Slovakia, s.r.o., ktoré využívame ako právny základ pre spracúvanie určitej skupiny osobných údajov, patria:

  • zabezpečenie ochrany majetku a zdravia zamestnancov a návštevníkov kancelárskych priestorov,
  • zabezpečenie kybernetickej bezpečnosti informačných systémov,
  • zabezpečenie mlčanlivosti externých spolupracovníkov,

6. AKÉ SUBJEKTY MAJÚ PRÍSTUP K VAŠIM OSOBNÝM ÚDAJOM?
Aby sme zaistili riadny a efektívny chod spoločnosti ISIT Slovakia, s.r.o., majú prístup k Vašim osobným údajom aj ďalšie tretie subjekty. Ide o poskytovateľa služieb účtovníctva – LiveA, s.r.o., Baračka 85, 914 51 Trenčianske Teplice a podporných IT služieb – Vladimír Tomek SuArP Systems, Dolná Súča 667, 913 32 Dolná Súča.
 
7. AKÉ DLHÉ OBDOBIE MÁME ULOŽENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?
Osobné údaje zamestnancov potrebujeme uchovávať počas trvania pracovného pomeru. Po ukončení pracovného pomeru alebo záväzkov z neho vyplývajúcich alebo súvisiacich s ním, uchovávame údaje zamestnanca, ktoré vyžaduje legislatíva, na zákonmi určené obdobie.
Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie uchovávame po dobu 6 mesiacov od ukončenia výberového konania. Osobné údaje externých spolupracovníkov uchovávame po dobu 10 rokov od podpisu záväzku mlčanlivosti. Osobné údaje prijímateľov a odosielateľov pošty uchovávame podľa legislatívnych požiadaviek na systém registratúry.
Osobné údaje získavané automatizovane (napr. monitorovaním používania IT prostriedkov) sú uchovávané po dobu najviac 1 roka. Osobné údaje v kamerovom systéme sú uchovávané najviac 72 hodín.
 
8. AKÉ MÁTE PRÁVA V SÚVISLOSTI SO SPRACÚVANÍM OSOBNÝCH ÚDAJOV?
Máte právo kedykoľvek sa obrátiť na spoločnosť ISIT Slovakia, s.r.o. a na osobu, ktorá je v našej spoločnosti zodpovedná za ochranu osobných údajov a požadovať informácie a prístup k spracúvaniu osobných údajov. Ďalej máte právo na výmaz, právo na opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov, právo na obmedzenie spracovávania, uplatnenie námietky proti profilovaniu a automatizovanému rozhodovaniu a na prenositeľnosť údajov. Práva môžete uplatniť na uvedených kontaktoch spoločnosti. S prípadnou sťažnosťou sa môžete obrátiť aj na úrad na ochranu osobných údajov.
 
9. KONTAKTY
Prosíme Vás o zdieľanie týchto informácií aj s ďalšími osobami, ktorých osobné údaje ste poskytli spoločnosti ISIT Slovakia, s.r.o. (napr. údaje rodinných príslušníkov).

 

10. COOKIES
https://www.zona-gdprsoftware.eu/files/document/cookies.pdf
 

 
 
Dátum platnosti aktualizovanej verzie zásad spracúvania osobných údajov od 01.06.2020.